职场上,处处留心处处都是礼仪,如电梯、面试、电话等等,展示着我们每个人在职场的高情商和成熟。 学会和运用礼仪能让你在职场游刃有余,更有助于升职加薪。 下面我们介绍下其中的邮件礼仪,有哪些方面需要注意。
一、称呼与问候
在邮件的开头第一行顶格写,礼貌称呼收件人,也是明确提醒收件人邮件是面向对方的,需要给出必要的反馈。在多个收件人的情况下可以称呼大家。如果收件人有职务,应以职务尊称,比如“X总”;如果不清楚对方职务,以“x先生”、“Y小姐”称呼,前提是性别清楚。
二、邮件正文应言简意赅
能用一句话说清楚,就不要用两句话,越简洁明了越好。不要上来一大段没有标点符号、乌泱泱成段的文字,主次不分,重点不明,阅读者很容易放弃邮件。
好的邮件通俗易懂,会把邮件分成一二三大点,每个点下面分成几个小块说明,重点突出(加粗、下划线、或者用颜色标注),主次分明,以重要和紧急程度倒序排列。
三、收到邮件及时回复
工作中以邮件为主要沟通手段,无论邮件是否重要,都有必要及时回复,表示已收到邮件,正在处理或者稍后反馈。甚至可以酌情回一个电话,依此类推。总之一封邮件一个响应,这也是一种礼貌。
职场达人/EXCEL高级培训师 微信公众号:职场天蓝
分享职场经验,提升职场实力 欢迎关注!
作为职业人士,邮件是工作中常用的沟通工具。为了提高工作效率,让沟通到位,写邮件有几个需要注意的方面,如下:
1.主题
邮件主题要明确,比如关于本周工作安排的通知。主题明确的反应目的,有助于收到邮件的人选择,提高效率。如果是紧急的邮件,可以在主题后面加括号表明重要紧急程度。有的人每天收到的邮件成千,一般会选择在某个时间集中处理,如果不表明优先级,很可能就被忽略掉了。
2.正文
邮件正文首先是称呼,比如王先生,可以在后面加上问好。邮件要简明扼要的表达为什么你发这封邮件,需要对方采取的行动是什么。比如是需要某个领导审批的文件,就要说明确什么时候需要审批完,给明邮件处理的最后截止时间。邮件正文还要要注意格式,重点强调的句子可以加粗。
3.结尾
邮件结尾注意落款,把发件人的相关信息写上,比如联系电话,地址等等,有助于进一步沟通。另外,可以再强调一下重要事项。为了确认对方收到邮件,可以加上收到邮件请回复的话。
综上所述,邮件要有结构化的表达,先说重点,为提高工作效率为目的。特别注意,防止重要邮件被系统作为垃圾邮件处理了,记得把常用的联系人邮箱地址添加进通讯录。
一个有温度的职场沟通学习社区,职场沟通艺术,
微信ID:zcgtys