近几年来交管支队以江总书记“三 个代表”重要思想为指针紧紧围绕服务本市经济建设这个中心不断加强道路交通管 理工作并取得了可喜的成绩。秘书处办公室作为交警支队一个综合服务部门不仅起 着搞好上下沟通、左右协调、常规服务的作用还起着积极进行创新探索作用。笔者 从事公安交警基层办公室工作以来深深感到办公室作为一个具有决策参谋职能的部 门随着现代社会的发展公安工作改革和发展的时空进一步拓展特别是快速反应机制 的建立和完善给公安交警工作的领导与决策在时间、空间和深度上都提出了更高的 要求。与之相适应办公室工作也面临着调整和改革。本文围绕公安交警宏观决策就 如何调整和发挥办公室的决策参谋职能谈几点粗浅的看法。 不容置疑现在的办公室 工作已从过去的办文、办事、办会发展到以辅助领导领导决策、开展综合协调、强 化督促检查、加强信息调研为主要职能亦即决策参谋职能。这些职能使办公室在整 个公安交通管理决策中尤其是在牵动全局的宏观决策中 处于一种至关重要的位置。 服务领导当好参谋是办公室工作改革、发展的方向。 一、发挥强化辅助决策的职能。 辅助领导决策是办公室工作的核心职能。这一核心职能的发挥主要取决于这样几个 环节一是必须强化全局意识。办公室在辅助领导决策时不能仅仅站在办公室的角度 必须自觉进入领导的角色从领导的位置考虑问题从全局的高度来审视方方面面的工 作。任何一项决策建议都应该从全局出发加以均衡考虑注意排除局部的、本位的思 路干扰。只有这样办公室的决策建议才能站得高看得远。二是要在被动中求主动。 办公室工作从性质上说是被动的。要摆脱被动争得参谋的主动性必须改变领导叫什 么就干什么叫怎么干就怎么干的被动应付的思维定势和习惯作法。要对领导的决策、 整体工作思路、主要任务、中心工作这些事关全局的主要内容谙熟于胸使之成为贯 穿办公室工作的主线。任何时候都应很好地把握全局工作的节奏找准决策实施过程 中的转换点和衔接点充分占有宏观信息超前进行调查研究必须在领导形成决策思路 前基本形成多种供领导参考的决策方案。三是要广泛参与。办公室作为机关综合部 门要有意识地利用和挖掘参与政务性工作的优势。这种参与既有对领导工作的参与 也有对各项业务工作的参与。这种参与也许并不产生明确的结论而是常常表现在与 领导或业务部门对工作的共同调讨、商量方面也可以表现为提出某些参考性的建议 但参与的本身却可以提高办公室在辅助领导决策中的地位和作用。 二、发挥综合协 调的职能。协调好上下左右、方方面面的关系处理好领导交办的事情是办公室的一 项重要工作。协调工作做得好就可以使领导有更多的精力抓大事增强工作主动性提 高工作效率。发挥好综合协调的职能需要观大局抓大事敢于协调善于协调做到“及 时、果断、主动”。在综合协调中要防止事无巨细统包统揽。办公室主任心里应该清 楚哪些问题是办公室必须协调的哪些问题是可要协调的哪些问题是属于业务部门职 责范围内的事情。涉及全局性、方向性的问题应成为综合协调的重点。 三、发挥拓 展信息工作的职能。决策过程实际上是一个信息收集、加工、转换、传递的过程决 策的质量与信息的掌握、准确的分析成正比。公安交管工作的性质决定了公安交管 决策尤其是宏观决策必须拥有及时、全面、准确的信息决定了办公室必须把信息工 作置于十分重要的位置。为了及时有效地捕捉信息办公室必须依靠和建立灵活高效 的全方位的公安交通信息网络利用公安交通信息网络触角广泛的优势注意捕捉能反 映事物本质的、带有倾向性、苗头性的重要信息尽可能减少不必要的流转环节和信 息处理的随意性使重要信息能在最短时间内完成其流通过程。 四、发挥和重视调查 研究的职能。办公室作为领导的决策参谋机构。应将关系公安工作全局的战略性问 题作为调研的课题不要为图省事而热衷于一些比较单一的业务课题。调研计划还要 紧跟领导决策和中心工作的节奏随时了解领导的工作意图和思路意向及时开展调 研。动作要快要有针对性要贴近基层深入实际深入群众掌握真实的第一手材料。解 放思想勇于面对新情况、新问题善于借鉴外地甚至外国警方的成功经验做到不唯书 不唯上只唯实。注意客观地、全面地、多维地看待事物分析问题有强烈的进取意识 和改革意识具有创造性思维力求提出有真知灼见的新观点和切实可行的工作措施保 证调研结论的科学性和创新性。 要发挥好以上四个方面的作用还必须依赖于领导对 办公室工作的重视和加强。就基层交警支队、交警大队办公室的工作而言由于种种 原因目前有相当一部分基层交警办公室不能正常发挥作用和履行工作职能。具体表 现在被动应付多主动工作少管理事务多参与政务少照搬文件多调查研究少忙于服务 的多写材料的少。不可否认大多数基层交警办公室在为领导和本机关提供具体服务 方面做得是比较好的也为领导集中精力决策创造了良好的条件。但也不可否认信息、 材料工作作为办公室的重头戏却极少有人去重视和“问津”这也影响了领导的决策。 事实证明要想加强基层交警办公室的工作必须从以下几个方面抓起 一、树立办公室 的威信。办公室作为支队、大队的综合和中心部门对整个支队、大队的工作有着直 接影响。因此作为支队、大队的领导特别是主要领导应摆好办公室在整个支队、大 队中的位置设法树立起办公室的威信。要积极支持办公室在公开场合的统一管理多 给办公室参与政务的机会。同时要切实加强办公室的事权关系适当给予办公室一定 的权力诸如经费管理权、临时工作安排权等。 二、切实加强办公室的力量。要改变 目前办公室人少事多的状况就必须选拔一些年富力强、高素质的人员到办公室工作。 只有人员充足了办公室的工作才能有条不紊地开展起来。 三、大兴调查研究之风。 办公室作为交警支队、大队的信息“集散地”对各种情况、信息掌握、了解多少以及 准确程度如何对支队、大队的工作尢为重要。因此支队、大队领导下基层时应安排 办公室人员随同前往以便办公室能随时了解各种情况和工作。必要时应专门为办公 室安排时间去深入下去搞调研。只有这样才能防止信息反馈迟钝、情况掌握不准、 提供虚假数字等不良风气。 四、办公室人员要加强自身的学习和修养。不仅要有较 高的文字水平熟悉交通管理各项业务能起草文件写好文章更重要的是要培养较细的 政治辨别力、较高的政策水平善于政治上用全局观点来观察、处理问题。养成朴实 的工作作风对承办的每一项工作都要树立无小事的意识切不可马虎应付更不能言过 其实、哗众取宠。工作方法要扎实处理问题要切合实际只有这样才能赢得领导和同 行们的支持和配合才能把办公室工作搞好。也只有这样才能更好地为领导、为基层 业务部门提供良好的工作、生活环境。 政府工作落实关键要靠政府办公室而办公室 工作的好坏在很大程度上取决于文秘人员。为此作为一名办公室文秘人员必须牢固 树立“办公室工作无小事”的理念立足本职工作不断提高自身素质进一步强化服务意 识创新工作方法努力在平凡的岗位上作出不平凡的业绩。 一要加强队伍建设。办公 室作为代表县政府的“窗口”单位每天接触前来办事的群众不尽其数每天都要处理各 种事务性工作没有较高的政治素质和业务能力就难以胜任。因此要突出学习这一主 线不断强化素质每个人都要成为不断学习、不断提高的楷模。在做好各项日常工作 的同时妥善处理工作和学习的矛盾充分利用一切零散时间进行“充电”逐步形成与自 身工作相适应的最佳知识结构和技能结构。重点抓好“四项学习”即向书本学向领导 学向同事学向实践学。向书本学就是要认真学习邓小平理论和“三个代表”重要思想 以及法律、经济、写作等专业知识不断增强政治觉悟和业务水平夯实各项基本功。 向领导学就是利用好每一次跟随领导开会、视察的机会向领导学习部署工作、协调 关系的方法多站在领导的角度进行换位思考多想几个“为什么”、“怎么办”。向同事 学就是要做一个“有心人”多向办公室有经验的同志请教看看同样或类似问题人家是 如何处理的取人之长补己之短。向实践学就是要经常来一个“回头看”“日三省吾身” 及时总结经验查找不足扬长避短查漏补缺对工作中做得不好、不到位的地方要深刻 反省深挖根源加以改进努力做到“不二过”在实践中提高分析问题、解决问题的能力。 二要抓住中心工作。办公室工作千头万绪纷繁复杂应急性、突发性工作较多为此在 工作中必须学会“弹钢琴”能够分清重点和主次统筹兼顾好各项工作决不能“眉毛胡 子一把抓”。一是起草各类公文。作为办公室人员几乎没有一天不和文字材料打交道 可以说具备一定文字材料撰写功底是文秘人员的安身立命之本。为撰写出高质量的 文字材料在熟知常用文体写作方法的基础上关键要在吃透“两头”和中间上下功夫。 即吃透上头了解国家和省市的方针政策能够较好把握上级政策和基层实际的结合点 吃透下头熟知我县基本县情了解基层工作的热点、难点问题吃透中间准确理解领导 意图对领导的工作思路、工作方法、工作特点吃得准领悟深。如此起草的文件和领 导讲话才能做到站位高、思路清有的放矢言之有物充分体现出领导的特色让领导满 意放心。二是开展好调查研究。定期开展调查研究为领导提供前瞻性的建议和意见 以此推动全县工作这是办公室工作的最高境界。要敏锐地抓住影响我县发展的突出 问题和领导关注的热点、难点问题迅速深入基层了解情况开展调查及时撰写出有情 况、有分析、有建议的调研报告。同时要把为领导服务延伸到为群众服务当中去定 期深入基层准确掌握社情民意敢于讲真情说实话及时将群众的呼声、基层的要求反 馈给县领导并争取进入领导决策领域变建议意见为政策文件。 三要转变服务理念。 为领导、为基层、为群众搞好服务是办公室的重要工作职责。服务工作搞得好不好 能不能让领导满意、基层满意、群众满意是衡量办公室工作的根本标准。一是变被 动服务为主动服务。“凡事预则立不预则废”办公室的工作具有一定的前瞻性凡事要 早考虑、早着手不仅要想领导之所想也要想领导之未想。不能满足于“领导让干什么 就干什么”主动围绕重点工作深入调研为领导提供决策参考。二是变单一服务为全面 服务。办公室的服务必须注意服务的全面性在事前、事中、事后都要服务到位任何 时候都不能缺位。在领导决策前要拿出可行方案向领导提供决策建议在执行过程中 要加强督查和监督督促工作的落实工作完成以后要及时将情况反馈给领导。三是变 一般服务为优质服务。坚持以“服务”为天职坚信“没有最好只有更好”坚持高标准精 益求精力求尽善尽美。既能使各项工作平衡开展有条不紊有能妥善应对各种复杂情 况波澜不惊。 四要树立良好形象。要想到自己的一言一行都代表着政府的形象时刻 严于律已乐于奉献自觉维护政府的良好形象。大力弘扬四种精神一是无私奉献的精 神。办公室人员一年到头都非常忙经常加班加点有时连轴转是常事。没有吃苦耐劳、 无私奉献的精神就搞不好服务干不好办公室工作。对此办公室人员要正确对待工作 以苦为乐甘当无名英雄自觉加班加点不为名、不为利不讲条件不提要求克服一切困 难充分发挥自己的聪明才智调动一切积极因素高质量完成任务。二是谦虚谨慎的精 神。充分认识到办公室工作的重要性每项工作都是“牵一发而动全身”的事务必慎之 又慎细之又细认真认真再认真、细致细致再细致努力做到“五个不让”不让领导布置 的工作在我手中延误不让需要办理的文件在我手中积压不让各种差错在我身上发生 不让来机关联本文权属文秘之音所有更多文章请登陆www.网络.com查看系工作的 同志在我这里受到冷落不让政府和办公室的形象在我这里受到影响。三是敢想敢干 的精神。谦虚谨慎是必需的但不能因此而放不开手脚在领导面前唯唯诺诺不敢表达 自己的想法和看法。工作中要满怀激情没有激情就会迟钝不能进入工作状态更谈不 上创造性地干工作。在思想上能够跟领导“平等”地交流敢于发表自己的独到见解。 只要一切从工作考虑一切为领导着想有何不可四是团结协作的精神。办公室作为一 个“大集体”每一个人都是其中的一分子。要树立“大办公室”观念大事讲原则小事讲 风格对人宽厚诚恳对事严谨认真妥善处理协调好办公室内部的人际关系形成上下一 心、团结互助的良好氛围。 办公室在单位中由于所处的特殊位置和它的工作性质决 定了众多职能其中行政管理和服务是它最基本的职能也是办公室工作的立身之本、 辅政之基、谋事之道是保证一个单位日常工作正常运行的基础。因此办公室务必明 确行政管理和服务的职能要求优化行政管理体系和工作运行机制提高管理和服务的 能力和水平。 一、明确行政管理和服务的职能要求奠定开展办公室工作的基础 好行政管理和服务工作的前提是要全面熟悉和了解本单位的情况对本单位的内设机构、部门职责、人员构成、分工等基本情况要了如指掌从而做到胸有成竹处事不慌。 牢固树立“事小不轻为、事杂不乱为、事急不盲为、事难不怕为”的为民务理念对重 要事项要抓住时机推进落实对突发事项快速反馈及时处理对专题事项进行跟踪了解 督查促办对具体事项落实到位注重实效。办公室还要学会运用“办大事从细节做起做 小事从大局着眼”充分发挥综合协调作用做好三个方面的服务为领导服务做到到位 而不越位为部门服务做到携手而不插手为基层服务做到主动而不被动。 二、规范行 政管理和服务的方式方法建立科学的管理体系 确立工作标准、规范工作程序、优化 管理体系、提升管理能力是行政服务和管理的具体体现是提高工作效率、加强办公 室效能建设的必然要求。 1确立工作标准推进管理和服务的标准化。办公室作为一 个单位的龙头机构应大力推进管理服务工作的标准化建设既要把办公室的工作梳理 出来如公文处理、会议安排、政务信息、档案工作、组织人事、财务管理等对每项 工作建立标准、规定要求明确分工。同时还要根据有关规定制定各个部门工作职责 和工作标准使单位内每个部门、每个同志知道做什么、怎么做、达到什么要求。当 然每个部门、每项工作的工作标准、工作要求必须与时俱进。这就要求办公室在实 践中善于总结经验博采众长根据新形势、新任务、新要求结合本单位工作特点不断 改进和规范工作标准推进本单位管理标准化建设工作上新水平。 2健全管理制度推 进管理和服务的规范化。规章制度的建设是实现有效管理的航标一切管理行为须有 法可依有章可循从而实现管理工作规范化。应按照合法性、合理性、完整性和公约 性的原则抓好制度建设。对已经形成的一些行之有效的工作制度和管理办法很好地 加以继承对不严密或不完善的制度及时加以修订和完善。还要根据新形势、新任务 的要求不断推进制度创新。办公室同志要带头执行各项规章制度带头抓好各项规章 制度的贯彻落实用制度管人按规章办事。 3建立管理流程推进管理和服务体系的科 学化。第一要结合部门实际设立岗位责任制进一步明确岗位的责权利第二要对每个 事项确定工作流程坚持按流程办事第三要严格按照实效、动态等原则要求对岗位目 标进行分解、优化第四要结合实际制定不同岗位人员工作的考核内容、标准不断完 善考核的程序和办法。 4加大执行力度提高管理和服务的有效性。所谓执行力度就 是把想干的事干成功的能力。有了规章制度还必须严格执行否则一切制度只能是纸 上谈兵成为一纸空文。要使办公室运行协调、有序、高效就必须严格按规章办事增 强责任心在管理上杜绝有令不行、行而无效的现象。提高执行力的有效办法是建立 奖惩分明的工作机制。表扬、奖励好的批评、处罚差的。不能好坏不分是非不明更 不能形成“干的不如不干的不干的不如捣乱的”怪圈。 5发挥协调和督办作用保证整 体工作务实高效运转。协调和督办贯穿于办公室工作的各个方面把各方面的情况综 合好把各方面的关系协调好把工作协调督办好对于一个单位工作的务实高效运转有 着重要的作用。为此一要牢固树立大局意识和服务意识按照单位领导班子的意图和 决策来思考、筹划、安排和处理问题二要注意原则性与灵活性的有机统一做到成事 不误事帮助不添乱补台不拆台三要加强对外协调努力做到寓沟通、协调于联系之中。 并重视对内协调在被动中求主动服务在领导提出之前四要增强督办工作的主动性及 时督促按规定要求和时限贯彻落实情况并注意发现落实过程中出现的新情况、新问 题提出解决问题和完善决策的建议。 三、增强办公室人员综合素质提升管理和服务 的能力和水平 在提高部门单位行政工作质量和效率等方面办公室担负着重要责任 这就要求办公室人员必须具有更高的政治觉悟、更强的奉献精神、更精的业务本领 和更严的纪律观念。为此办公室的同志要不断加强自身建设提高综合素质。第一要 加强学习。学习党的路线方针政策以及法律、经济等方面的知识还要认真研究机关 管理这门科学学习先进的管理知识和思想不断改进管理和服务的方式方法与时俱进 干事创业提高工作绩效第二强化服务理念。摆正位置把管理寓于服务之中把提供优 质服务作为管理工作的首要任务第三弘扬协作精神。办公室人员虽然各有分工但对 外是一个整体一定要加强协作强化团队意识做到“人人有事管事事有人管”互相帮助 齐心合力提高办公室的整体管理能力。 四、争取领导重视支持为发挥办公室管理和 服务职能作用创造条件 充分发挥行政管理和服务的职能作用要靠办公室人员的不 懈努力又要有单位领导的关心和支持。开展管理和服务工作的前提是了解单位的工 作部署和安排因此单位领导要积极创造条件让办公室人员及时了解和掌握单位的有 关情况。领导既要对办公室人员严格要求给他们交任务、出题目、压担子、提要求 鼓励他们放手大胆地工作又要理解和体谅办公室人员为他们创造良好的工作环境。 要善于发现并重用那些埋头苦干、任劳任怨、实绩突出而不事张扬的好干部使办公 室岗位成为干部成长的摇篮始终保持蓬勃生机和活力。
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